Monitoring dan evaluasi (monev) mutu dilaksanakan oleh Satuan Penjaminan Mutu Internal (SPMI), Gugus Penjaminan Mutu (GJM) ataupun Unit Penjaminan Mutu (UJM), yang dimulai dengan melakukan monev tersebut di masing-masing tingkat, yaitu berturut-turut di tingkat universitas (direktorat/ lembaga/ satuan/ organ lain yang langsung di bawah rektorat), tingkat fakultas ataupun tingkat program studi (prodi).
Formulir monitoring dan evaluasi digunakan oleh UJM pada setiap prodi per semester dan dilaporkan ke kaprodi. Selanjutnya, setelah kaprodi mengetahui, maka UJM kemudian melaporkan ke GJM untuk direkapitulasi dan dilaporkan ke dekan. Setelah diketahui dekan, maka GJM melaporkan ke SPMI setiap tahunnya.
Pengisian, Pemeriksaan dan Pengesahan Laporan Monev oleh UJM
Lembar monev yang diisi oleh UJM harus sudah selesai diperiksa sekprodi, disahkan kaprodi dan diserahkan ke GJM paling lambat:
- Hari kerja terakhir minggu ke-1 bulan Februari untuk semester gasal setiap tahun akademik, ataupun
- Hari kerja terakhir minggu ke-1 bulan Juli untuk semester genap setiap tahun akademik.
Jika terdapat libur selama seminggu atau lebih yang meliputi jadwal di atas, maka dilakukan pada minggu terakhir sebelum libur.
UJM harus mengunduh file Lembar Monev Mutu dalam format MS Excel berikut:
Lembar monev dibuat menjadi laporan dengan menambahkan sampul berikut:
Laporan Monitoring dan Evaluasi Mutu
Semester … Tahun Akademik …/…
LOGO
| Dibuat,Ketua UJM
(………………………………..) NPP. …………………………. |
Diperiksa,Sekretaris Program Studi
(………………………………..) NPP. …………………………. |
Disahkan,Ketua Program Studi
(………………………………..) NPP. …………………………. |
UNIT PENJAMINAN MUTU
PROGRAM STUDI …
FAKULTAS …
UNIVERSITAS NAHDLATUL ULAMA SURABAYA
20..
Laporan dibuat rangkap 4 eksemplar (Arsip, Kaprodi, Dekan, SPMI). Kemudian hasil monev akan diperiksa oleh sekretaris prodi (sekprodi) dan disahkan oleh ketua prodi (kaprodi) untuk UJM. Dua eksemplar disimpan oleh prodi dan dua eksemplar diteruskan ke GJM.
Pengumpulan, Pemeriksaan dan Pengesahan Laporan Monev oleh GJM
Laporan monev yang dihimpun oleh GJM harus sudah selesai diperiksa wakil dekan I, disahkan dekan dan diserahkan ke SPMI paling lambat:
- Hari kerja terakhir minggu ke-2 bulan Februari untuk semester gasal setiap tahun akademik, ataupun
- Hari kerja terakhir minggu ke-2 bulan Juli untuk semester genap setiap tahun akademik.
Jika terdapat libur selama seminggu atau lebih yang meliputi jadwal di atas, maka dilakukan pada akhir 3 minggu setelah libur.
Seluruh laporan monev prodi dihimpun menjadi satu laporan dengan sampul berikut:
Laporan Monitoring dan Evaluasi Mutu
Semester … Tahun Akademik …/…
LOGO
| Dibuat,Ketua GJM
(………………………………..) NPP. …………………………. |
Diperiksa,Wakil Dekan I
(………………………………..) NPP. …………………………. |
Disahkan,Dekan
(………………………………..) NPP. …………………………. |
GUGUS PENJAMINAN MUTU
FAKULTAS …
UNIVERSITAS NAHDLATUL ULAMA SURABAYA
20..
Laporan dibuat rangkap 3 eksemplar (Arsip, Dekan, SPMI). Kemudian hasil monev akan diperiksa oleh wakil dekan I dan disahkan oleh dekan I untuk GJM. Dua eksemplar disimpan oleh fakultas dan satu eksemplar diteruskan ke SPMI bersama dengan satu eksemplar setiap prodi.
Setelah diverifikasi oleh SPMI sebagaimana dijelaskan di bawah, selain penyerahan hardcopy, GJM juga mengunggah Laporan Monev setiap Prodi dan Laporan Monev Fakultas sebagamana hardcopy yang diserahkan ke halaman web berikut dalam bentuk PDF sesuai periode masing-masing:
Untuk dapat mengunggah, GJM diharuskan untuk login terlebih dahulu ke email sesuai fakultas berikut:
- FK – dokter@unusa.ac.id
- FKK – fkk@unusa.ac.id
- FKes – (belum mendaftar di group WA)
- FKIP – (belum mendaftar di group WA)
- FEB – (belum mendaftar di group WA)
- FT – ft@unusa.ac.id
Verifikasi oleh SPMI
Staf SPMI akan melakukan verifikasi apakah Laporan Monev dari GJM dan UJM di bawahnya sudah sesuai ketentuan. Jika sudah sesuai, GJM dipersilakan mengunggah PDF sebagaimana dijelaskan di atas.