Sosialisasi Kebijakan Akreditasi Perguruan Tinggi dan Pelatihan SAPTO

By Herdiantri SufriyanaKegiatan, Sosialisasi

SURABAYA – Hari ini SPMI Unusa mengikuti kegiatan Kopertis WIlayah VII tentang Sosialisasi Kebijakan Akreditas Perguruan Tinggi dan Pelatihan SAPTO. Kegiatan ini menghadirkan pemateri dari BAN-PT, yaitu Pak Sugiyono dan Pak Adi Dharma. Sistem informasi pada SAPTO sama saja dengan sistem informasi (SI) online yang ada sekarang. Perbedaannya adalah asesmen kecukupan yang biasanya diupload berupa dokumen dan dihitung manual oleh asesor pada SI sekarang dirubah dalam bentuk MS Excel yang akan diproses SAPTO untuk dihitung secara otomatis hasil penilaian asesor saat asesmen kecukupan (AK). Sekarang diperlukan 3,5 bulan untuk memproses suatu borang. Diharapkan biasa lebih cepat dengan SAPTO ini.

Beberapa bentuk kegiatan untuk penjaminan mutu adalah Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI), SPM Eksternal (SPME atau akreditasi), Standar Nasional Pendidikan Tinggi (SNPT), Panggkalan Data Perguruan Tinggi (PDPT) Dikti dan Lembaga Layanan Pendidikan Tinggi. Luaran SPMI harus sama dengan SPME agar bisa dipotret atau direkapitulasi oleh SPME (BAN-PT dan LAM-PT). Sistem SAPTO mengecek melalui PDPT Dikti:

  1. Apakah PT aktif?
  2. Apakah PT dalam pembinaan?
  3. Berapa jumlah dosen PT tersebut?

Prinsip SPMI disarankan menggunakan komponen Perencanaan, Pelaksanaan, Evaluasi, Pengendalian dan Peningkatan (PPEPP). Prinsip SPME sendiri menggunakan komponen Evaluasi, Penetapan Status Akreditasi, Pemantauan (surveillance) Status Akreditasi. Pemantauan BAN-PT dilakukan berdasarkan laporan masyarakat. Misalnya, jika terdapat PT mewisuda padahal tidak jelas tempat dan kegiatan perkuliahan.

Strutktur organisasi BAN-PT sekarang menjadi dua bagian besar:

  1. Majelis Akreditasi – policy maker
  2. Direktur Dewan Eksekutif – policy executor (tujuan surat untuk BAN-PT)
Struktur Organisasi BAN-PT
Struktur Organisasi BAN-PT

Instrumen baru akan dikembangkan tetapi tahun 2017 ke bawah masih instrumen lama. Tanggal 30 September 2016 adalah batas tahun penuh terakhir (TS) untuk instrumen lama. Data setelah tanggal tersebut akan menggunakan instrumen baru. Perubahan akan mencakup:

  1. Instrumen dibedakan untuk PTS, PTN, PTN dengan BLU dan PTN dengan Badan Hukum.
  2. Perubahan dari input-process-based  menjadi output-outcome-based seperti standar internasional (80-85% –> 50-55%).
  3. Program studi yang awalnya dianggap lembaga akan dipandang sebagai program akademik semata (kurikulum dan pembelajaran).
  4. Status A, B dan C serta tidak terakreditasi menjadi terakreditasi baik (sesuai SNPT), baik sekali dan unggul.
  5. Penggunaan data dari PD Dikti akan ditingkatkan.

Kalau tahun fiskal (misalnya, keuangan) berbeda dengan tahun akademik, maka pengajuan paling menguntungkan adalah bulan januari agar data akademik dan non akademik optimal.

Home-based dosen menurut BAN-PT adalah institusi atau unit pengelola program studi. Syarat enam dosen adalah syarat peraturan tetapi jika seorang dosen mengajar antar program studi dalam PT yang sama maka dosen tersebut merupakan dosen tetap di setiap program studi yang diajarnya. Inilai konsep dosen tetap menurut BAN-PT.

Kegiatan AK selama ini mengumpulkan asesor untuk melakukan AK terhadap 200 PT/program studi sekaligus. Dengan SAPTO, proses ini dilakukan secara online saja. Mulai Juni 2017, pengajuan akreditasi sudah harus melalui SAPTO.

Username dan password hanya untuk satu akun saja untuk setiap PT. Email yang didaftarkan untuk SAPTO disarankan email lembaga (misalnya, spmi@unusa.ac.id), bukan email perseorangan. Satu akun bisa digunakan bersama-sama setiap prodi dalam PT secara bersama-sama. Permintaan akun boleh surat via pos ataupun email dengan lampiran scan surat resmi dari rektor. Jika sudah direspon petugas BAN-PT, dan email yang diusulkan sudah mereka daftarkan, maka pemberitahuan bahwa email sudah didaftarkan akan dilakukan melalui email yang diusulkan PT itu sendiri, bukan di email untuk pengajuan (jika berbeda). Misalnya, jika Anda mengirim pengajuan melalui herdiantrisufriyana@unusa.ac.id untuk pengajuan spmi@unusa.ac.id sebagai email yang diusulkan, maka pemberitahuan dilakukan melalui spmi@unusa.ac.id, bukan herdiantrisufriyana@unusa.ac.id.

Setelah BAN-PT mendaftarkan email yang diusulkan untuk akses SAPTO, maka password akan didapatkan dengan menggunakan formulir ‘Lupa Password?’ di https://sapto.banpt.or.id/.

Setiap pengajuan usulan akreditasi perguruan tinggi (APT), mesti melampirkan dokumen berikut:

  1. Surat Pengantar dari Pimpinan Institusi
  2. Surat Pernyataan
  3. Buku III (Borang Institusi)
  4. Lampiran Borang Institusi (sesuai Buku III)
  5. Evaluasi Diri
  6. Borang Data Kuantitatif (sesuai template BAN-PT)

Sedangkan, kelengkapan dokumen untuk pengajuan akreditasi program studi (S1, S2, S3, Diploma) adalah:

  1. Surat Pengantar dari Pimpinan Perguruan Tinggi
  2. Surat Pernyataan
  3. Buku IIIA (Borang Program Studi)
  4. Lampiran Borang Program Studi (sesuai Buku IIIA)
  5. Buku IIIB (Borang Unit Pengelola Program Studi)
  6. Lampiran Borang Unit Pengelola Program Studi (sesuai Buku IIIB)
  7. Evaluasi Diri
  8. Borang Data Kuantitatif (sesuai template BAN-PT)

Dokumen maksimal berukuran 25 MB dalam bentuk PDF. Foto atau gambar dimasukkan secukupnya agar tidak terlalu membuat ukuran dokumen lebih dari 25 MB.

Saat submit, sistem SAPTO akan mengecek data dosen di forlap. Jika tidak memenuhi syarat dosen (minimal 6 orang S2 per program studi) sesuai data forlap, maka submit tidak akan bisa dilakukan.

Setelah lengkap dan diunggah, sistem SAPTO tidak memverifikasi PDF tetapi memverifikasi MS Excel secara otomatis. Setelah lolos verifikasi sistem, maka akan diverifikasi secara manual oleh petugas (kira-kira 4 minggu). Setelah selesai verifikasi manual, maka sistem SAPTO akan memproses siapa yang menjadi asesor. Kemudian dilakukan AK (kira-kira 2 minggu).

Contoh Verifikasi MS Excel Otomatis
Contoh Verifikasi MS Excel Otomatis. Tampak hasil verifikasi bahwa MS Excel yang diupload tidak diisi secara benar (nomer 8).

Setiap tahap di atas tidak hanya bisa dilihat di dalam akun tetapi juga diinformasikan via email. Dokumen juga dapat diunggah satu per satu. Dokumen hanya akan masuk sistem jika submit. Jadi, jika sekedar unggah dan belum submit, maka tidak masalah dan masih bisa direvisi.

Contoh SAPTO
Contoh SAPTO

Ada 6 menu di sisi kiri:

  1. Daftar Pengajuan
  2. Daftar SK Terbit
  3. Daftar Pengajuan Ditolak
  4. Ajukan Akreditasi PT
  5. Ajukan Akreditasi Prodi
  6. Unduh Template Borang

Ditambah dengan menu setting di kanan atas untuk ganti password dan sebagainya.

Penggunaan SAPTO sebenarnya tidak wajib tetapi lebih masuk akal jika menggunakan SAPTO karena proses pengajuan akreditasi jauh lebih cepat dan dokumen lebih terjamin pasti diurus (tidak selip seperti kebanyakan sistem offline).

Hal yang membuat tersenyum dari materi acara ini adalah bahwa penggunaan MS Excel untuk penjaminan mutu tersebut sudah kita gunakan 6 bulan lebih dulu sebelum sosialisasi ini dilakukan dan luaran SPMI Unusa sudah sama dengan yang mereka harapkan 😀

Unduh dokumen Pelatihan:

(his)